Alles ist geplant und organisiert, damit der Design Sprint am Montag starten kann. Am Freitagvormittag dann der Anruf unserer Auftraggeberin: «Sorry, wir haben Home-Office verordnet. Wir möchten den Design Sprint aber dennoch durchführen. Wie, ist euch überlassen.»
Einige Vorbereitungen
Beim Facilitator bricht kurz Hektik aus: Welche Tools haben wird? Welche technischen Hilfsmittel braucht es? Reichen die Bandbreiten für so etwas aus? Funktionieren die vorgesehenen Design Thinking Methoden auch remote? Ist der Zeitplan noch realistisch? Wie machen wir es mit den erarbeiteten Ergebnissen?
Viele Fragen. Und viele Möglichkeiten. Eine kurze Umfrage in unserem Design-Team hat folgende Ergebnisse gebracht:
An Tools scheint es jedenfalls nicht zu mangeln. Aber. Aber! Die Laptops der Teilnehmer*innen sind zu. Das heisst: keine Apps dürfen installiert werden, keine Browser-Extensions, nichts. Aber wenigstens haben sie richtige Browser installiert (Chrome, Firefox), damit können wir arbeiten. Wir von Edorex werden also in der Denkbar sein und diese zum Zentrum des Design Sprints machen.
Einfachstes Toolset
Bei Edorex arbeiten wir mit Skype for Business, Slack und Lookback. Versuchen wir es also mit Slack. Funktioniert der Gruppencall mit bis zu sechs Personen, wenn die Teilnehmer*innen im Homeoffice nur die Web-Version von Slack einsetzen können? Ein improvisierter Test zeigt: ja, funktioniert. Und zwar erstaunlich gut! Somit ist das Kommunikationstool definiert. Wir erstellen einen privaten Channel für den Austausch aller Ergebnisse und für die Steuerung des Gruppencalls. Alle Teilnehmer*innen werden als Member erfasst und per Mail zur Teilnahme eingeladen.
Ergebnisse Teilen
Ein grosser Vorteil der Design Sprints sind, dass viele Ergebnisse im Silent Brainstorming erarbeitet werden. Diese Art zu Arbeiten machen wir uns zunutze. Die Teilnehmer*innen im Homeoffice erarbeiten innerhalb der Timebox ihre Ergebnisse und stellen sie nach Ablauf der Zeit in den Slack-Channel. Wir drucken die Ergebnisse in der Denkbar aus und hängen sie an die Wand für das Gesamtbild. Dieses teilen wir wiederum per Videokonferenz und Fotos mit dem Team.
Alle gesammelten Ergebnisse spiegeln wir dem Team wiederum per Slack zurück. Wir machen Fotos und stellen diese auf den Channel – die Auflösung der Videokonferenz reicht nicht dazu aus, etwas entziffern zu können, wenn es nicht sehr nahe an die Kamera gehalten wird. Abstimmungen führen wir direkt im Slack durch, funktioniert ebenfalls sehr gut.
Organisation und Zeitplan
Auf diese Weise führen wir den Design Sprint nach unserem bekannten Schema ab. Und: wir kommen deutlich schneller voran, als wenn das gesamte Team in der Denkbar ist. Auch wenn wir immer noch alles ausdrucken und an die Wände kleben. Grund hierfür: es entstehen viel weniger Diskussionen in der Videokonferenz und in den Pausen steht kein Raum für Gespräche zur Verfügung.
Wir sind also mit vielen Ergebnissen vor der Zeit fertig. Das Workshop-Programm für die Tage eins und zwei ist jeweils so ausgelegt, dass wir zwischen 16:30 und 17:00 abschliessen können. Diesmal sind wir an beiden Tagen bereits vor 16:30 Uhr fertig.
Für den Bau des Prototyps verlegen wir uns dann in die Edorex, weil wir dort auf die grossen Bildschirme zurückgreifen können. Wir schliessen uns in einem Raum ein und kommunizieren mit dem Homeoffice-Team wiederum per Slack. Für den Bau des Prototyps setzen wir übrigens schon seit einiger Zeit auf Figma – ebenfalls ein exzellentes Tool, wenn es um Collaboration geht!
Testsessions
Bei der Durchführung des Testtages setzen wir schon seit Jahren auf Lookback.io. Wir kennen das Tool gut und wissen auch, dass es wegen des Screen-sharings nicht ohne Chrome-Extension geht. Anfrage bei der IT-Abteilung, ob das auf die Schnelle möglich ist? Leider nein, braucht Tage. Screen-sharing mit dem Web-Client von Slack? Leider nein. Aber wie sich zum Glück herausstellt, haben alle ein privates Laptop zu Hause, mit dem sich eine Lookback-Session aufbauen lässt. Somit können zumindest ein paar Tests bei Kunden durchgeführt werden. Da die Kunden noch keine Einschränkungen bezüglich Covid-19 haben und der Kontakt mit Externen erlaubt ist, können Interviews vor Ort durchgeführt werden. So hoffen wir zumindest, müssen dann aber alle Tests remote durchführen. Auch dieses Vorhaben gelingt uns mit dem erwähnten Toolset!
Fazit
Design Sprints (und andere Workshops) lassen sich remote durchführen. Wenn etwas mehr Zeit zur Verfügung steht als in unserem Fall, kann mit einer guten Vorbereitung das Toolset sauber installiert werden. Hier nun ein paar Hinweise, was zu beachten ist:
- Slack sollte wenn immer möglich als Client auf die Laptops installiert werden. Damit ist auch Screen-sharing möglich. Ist nur der Web-Client verfügbar, ist das fehlende Screen-sharing jedoch die einzige Einschränkung
- Slack verhält sich sehr gut in der Videokonferenz. Alle Teilnehmer*innen sind ständig sichtbar, wer spricht kommt sofort in die Vollbildansicht. Wechsel zwischen Sprechern ist sehr schnell.
- Bandbreite und WiFi-Verbindung müssen bei jedem Teammitglied gut sein. Es ist mühsam, wenn insbesondere die Tonübertragung schlecht ist.
- Damit Lookback funktioniert, muss auf allen Laptops die notwendige Chrome-Extension installiert werden. Achtung bei den Kunden: das muss längere Zeit im Voraus geplant werden. Wenn keine Installationsmöglichkeit besteht, müssen alternative Lösungen gesucht werden.
- Ein schneller Drucker muss vorhanden sein, um die Ergebnisse zu konsolidieren und zentral zu halten. Eine digitale Plattform könnte auch möglich sein, lenkt aber zu fest vom Inhalt ab.
Jedenfalls dürfte das nicht der letzte Design Sprint (oder auch jedes andere Workshop-Format) sein, der remote durchgeführt wurde. Aber. Aber! Wir sharen keine Gipfeli 😁
