Wie vieles im Leben begann auch das PP-Tool mit einer Idee.
Im Sommer 2018 entstand bei der gibb die Idee, die Einsatzplanung nicht mehr mit verschiedenen Excel Listen zu erstellen, sondern mit einer einfachen und übersichtlichen Web-Applikation. Im Herbst wurde die Idee zusammen mit Edorex AG in einem Anforderungsworkshop konkretisiert und mit einem klickbaren Prototypen visualisiert.
Anfangs 2019 startete dann die Entwicklung des neuen PP-Tools und bereits für das 2. Semester 2019 konnte das neue PP-Tool eingesetzt werden.
Ich wollte von Hans Hofer wissen, was sich in den Abläufen verändert hat und welche Erfahrungen gemacht wurden.
Welche Erfahrungen habt Ihr in den letzten Jahren mit dem neuen Tool gemacht?
Das PP-Tool hilft uns, eine bessere Übersicht über die Planung der Klassen und Zuteilung der Lehrpersonen in den verschiedenen Abteilungen zu haben.
Welchen Einfluss hat das Tool auf die Effizienz und Optimierung der Abläufe?
Insbesondere die Erweiterung des Tools hilft uns jetzt, mühsame Abläufe auf Papier auf elektronischem Weg zu erledigen. Das erspart den Abteilungsleitungen das Führen von Listen und Schreiben von sehr vielen Erinnerungsmails.
Mit neuen Tools ist es so eine Sache. Wie war die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen?
Bis jetzt war nur ein relativ kleiner Kreis davon betroffen. Diesen Kreis konnte mit entsprechendem Einbezug in den Entwicklungs- und Testphasen gut informiert und abgeholt werden. Wie sich die Ausweitung auf alle Lehrpersonen auf die Akzeptanz auswirken wird, ist schwierig zu sagen. Tests haben gezeigt, dass das Tool für die Lehrpersonen einfach zu bedienen ist und somit keine grossen Probleme zu erwarten sind.
Welche Funktion bietet euch den grössten Nutzen?
Das Tool als solches. Wir haben nun die Übersicht über Klassen und Lehrpersonen in allen Abteilungen in einem Instrument mehr oder weniger auf einen Blick.
Hatte Covid-19 Einfluss auf die Arbeit mit dem PP-Tool?
Nein, das Tool war vorher geplant. Vielleicht hat die zunehmende Sensibilisierung für die Digitalisierung dazu beigetragen, dass Erweiterungen schneller vorgetrieben wurden.
Welche Änderungen oder Erweiterungen wurden unterdessen umgesetzt?
Die Integration der Änderung der Anstellungsverfügung und die Auslösung und Abwicklung des Prozesses der Mitarbeitendenverfügung (Anzahl Klassen, Lektionen und Zusatzaufgaben pro Lehrperson, damit wird der Beschäftigungsgrad bestimmt).
Gibt es bereits neue Wünsche oder Anforderungen?
Wir sind daran, die Abwicklung der Mitarbeitendenverfügung zu implementieren. Nachher wollen wir das Tool nutzen und konsolidieren. Aber es werden bestimmt wieder neue Wünsche daherkommen. Wahrscheinlich eher in kleinem Mass (Optimierung der bisherigen Funktionen).
Solche Projekte realisiert man nicht jeden Tag. Was hat dich besonders überrascht und was würdest du allenfalls anders machen?
Ich kann nicht sagen, dass ich etwas anders machen würde. Überraschend sind am ehesten die vielen kleinen Details, die dann zum Vorschein kommen, wenn man alltägliche Prozesse digitalisieren will. Diese Prozesse zu digitalisieren ist aufwändig und entsprechend kostenintensiv.
