In Zeiten des stetigen Wandels sind Firmen aller Grössen und Branchen mehr den je gefordert. Dem Einsatz von Business-Software kommt dabei eine Schlüsselrolle zu, um das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Dies gelingt deutlich besser, wenn der IST-Zustand des Betriebes und der Business-Prozesse genau bekannt sind. In diesem Blogbeitrag geben wir eine Anleitung, wie Sie mit einfachen Mitteln eine strukturierte Auslegeordnung über involvierte Personen, die Business-Prozesse, vorhandene Business-Software und Daten erstellen können. Diese Auslegeordnung ist ein guter Startpunkt für die gezielte Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.
Wozu und wann ist der Moment?
Der Zeitpunkt und die Gründe, wann eine solche Auslegeordnung sinnvoll ist, hängen von verschiedenen Faktoren ab (offene Aufzählung):
- Gibt es bestehende Prozesse, die nicht optimal ablaufen? Erkennen können Sie dies durch mangelhafte Datenqualität, unzufriedene Mitarbeitende, unnötige und aufwändige Medienbrüche, die manuelle Arbeiten erfordern, insgesamt wenig Effizienz. Das sind Hürden für die Weiterentwicklung des Unternehmens.
- Haben Sie eine strategische Korrektur oder Neuausrichtung geplant, welche sich auf bestehende Prozesse und Business-Software auswirkt? Dies kann die Erweiterung oder Konsolidierung des Angebots sein, Erschliessung neuer Märkte, dem Fachkräftemangel gezielt begegnen oder generell die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.
- Werden Office-Tools (z.B. Excel, Access, E-Mail- und Datenablage) verwendet, um zentrale Prozessschritte ausserhalb der offizielle Business-Software zu bewältigen?
- Wollen Sie eine neue Business-Software anschaffen oder eine bestehende Business-Software erneuern?
- Gibt es Anforderungen der Kunden, die eine Transformation des Angebots und somit die Weiterentwicklung des Unternehmens erfordern?
Gewiss kennen Sie noch viele weitere Gründe, weshalb eine strukturierte Auslegeordnung zu erarbeiten sinnvoll sein kann. Erfahren Sie in den nächsten Absätzen, was es dazu braucht, um eine gute Ausgangslage für gezielte Effizienzsteigerung durch digitale Transformation im Unternehmen zu schaffen.
Rahmenbedingungen, Material und Fragestellung
Die Erarbeitung der Auslegeordnung erfolgt im Rahmen eines kurzen Workshops (je nach Problemstellung bis zu einem Tag Dauer), idealerweise an einem Ort, der für die kreative Arbeit geeignet ist.
An Material benötigen Sie nur wenig. Viele Postit in diversen Grössen und Farben, Malerband, geeignetes Schreibmaterial (gute Filzschreiber) und Wände, auf die geschrieben und geklebt werden darf. Packpapier funktioniert auch, wenn keine Whiteboards vorhanden sind.
Die Fragestellung, welche am Workshop beantwortet werden soll, sollte vor der Planung bekannt sein. Die Fragestellung hilft Ihnen dabei, den richtigen Personenkreis zu bestimmen und die Systemgrenzen zu definieren. Dabei ist eine alles umfassende Fragestellung eben so wenig hilfreich wie eine viel zu eng definierte. Fragestellungen wie «Wie können wir die Effizienz in der Administration erhöhen?» ist beispielsweise zu breit. «Wie können wir den Spesenprozess für alle Mitarbeitenden im Aussendienst automatisieren?» ist ausreichend eng definiert und bietet klare Systemgrenzen. Wichtig: kleine Schritte helfen Ihnen bei der Weiterentwicklung des Unternehmens.
Personenkreis, Rollen
Wie gesagt, richtet sich die Auswahl des Personenkreises nach der Fragestellung. Wichtig ist, dass Sie Personen zum Workshop einladen, die in ihrer täglichen Arbeit direkt von der Fragestellung betroffen sind. Denken Sie daran, dass das nicht nur Personen aus Ihrem Unternehmen sein können, sondern auch Kundinnen und Kunden. Letztere machen übrigens sehr gerne mit, wenn sie ihre Meinungen und Ideen zur Verbesserung von Prozessen direkt einbringen dürfen.
Die eingeladenen Personen sollen sich auf einen Tag ausser Haus einstellen, damit sie nicht erreichbar sein müssen. Das fördert die Konzentration auf das Thema.
Eine Person muss die übrigen Personen in der Rolle des Facilitators durch den Workshop führen. Moderationstechnik, Zeitmanagement und Methodenkenntnisse sind dabei von Vorteil. Der oder die Facilitator nimmt am Workshop nicht inhaltlich teil; überlegen Sie sich, ob Sie eine externe erfahrene Person mit dieser Rolle beauftragen.
Ein paar Regeln
Damit der Workshop gelingt, sind ein paar einfache Regeln einzuhalten. Hier die wichtigsten:
- No Device: wir arbeiten analog und benötigen keine Geräte wie Laptop oder Handy. Zum Schreiben und Zeichnen und Postit-Kleben ist so auch noch mehr Platz vorhanden.
- Silent Brainstorming: wenn wir an etwas arbeiten, arbeiten wir oft für uns alleine, ohne zu diskutieren. Das gleicht unterschiedlich laute Stimmen aus ;-).
- Timebox: wir setzen uns für alle Schritte eine vordefinierte Zeit und halten diese auch ein. Die Gruppe bestimmt, wenn sie mehr Zeit für etwas benötigt.
Der oder die Facilitator achtet auf die Einhaltung der Regeln. Natürlich können eigene, zusätzliche Regeln zum guten Gelingen des Workshops beitragen. Beispielsweise bringt das Ausschalten aller Hierarchien oft sehr viel…
Schrittweise zum Ziel
Unser Vorgehen basiert auf einer situationsbezogenen Zusammenstellung bekannter Design Thinking-Methoden, die für die Auslegeordnung aufeinander aufbauen.
Die folgenden Schritte können Sie für die Planung des Workshops verwenden. Wenn gewisse Dinge schon bekannt, unpassend oder unrealistisch sind, können Sie sie im Workshopablauf weglassen oder durch andere ersetzen:
- Begrüssung und Warm up für einen guten Workshop-Einstieg
- Fragestellung und Systemgrenzen erläutern.
Was ist der Hintergrund dafür, gibt es eine Vorgeschichte? Auch gescheiterte Projekte im gleichen Thema ansprechen, warum sind sie gescheitert? - Optional: Wie sieht deine persönliche Vision für die Lösung der Fragestellung in einigen Jahren aus?
Teilnehmer und Teilnehmerinnen schreiben auf Postit auf, wie für sie eine mögliche Lösung in beispielsweise 3 Jahren aussieht. Dieses Visions-Statement kann (noch) sehr utopisch erscheinen oder schon recht konkret sein, alles ist erlaubt und auch erwünscht. Es ist lediglich der Zeitraum zu beachten. Jedes Statement wird kurz vorgestellt und mit der Gruppe geteilt. - Personas definieren. Damit meinen wir nicht die typischen Marketing-Personas, sondern die einfachere Version aus dem Value Proposition Design. Eine Persona (auch Kundensegment, Kundenprofil) ist die strukturierte Repräsentation einer Gruppe von Menschen mit vergleichbaren Interessen und Eigenschaften. Jede Persona ist definiert durch ihre zu lösenden Aufgaben, ihre Gewinne und ihre Probleme – immer betrachtet im Kontext der Fragestellung und aus der Sicht, wie es heute ist. Die Personas können in Gruppen parallel erarbeitet werden, nachdem sie im Plenum definiert wurden. Pro Persona einen Kreis mit drei Teilen aufzeichnen und Farbcode festlegen für die Postits:
- Grober Ablauf auf Business-Prozess-Ebene aufnehmen. Je nach Länge des Prozesses ist dafür genügend Platz zu reservieren. Die Ablaufschritte des Business-Prozesses kommen ganz oben auf die Wand. Horizontal mit ausreichend Abstand anordnen. Der Business-Prozess wird (wie alles ausser der Vision) aus heutiger Sicht betrachtet, bitte keine Wahrsagerübung veranstalten. Erarbeitung im Plenum, Prozess-Schritte auf grossen Postit notieren:
- Swimlanes für Personas: Unterhalb der Business-Prozess-Ebene können nun Swimlanes für jede im Prozess involvierte Persona angebracht werden. Der detaillierte Ablauf kann nun aufgezeichnet werden. Vor dieser Aufgabe einen Farbcode für die Postits definieren: je eine Farbe für manuelle Tätigkeiten, jedes Tool, die Business-Software, Speicherorte/Dateiablagen, Schnittstellen, Mail/Kommunikation, etc. Der detaillierte Prozess wird ebenfalls im Plenum erarbeitet:
- Abgleich mit den Personas: haben wir an alles gedacht? Fehlende Schritte oder Tätigkeiten ergänzen.
- Positionierung der Probleme der Personas auf dem detaillierten Prozess mittels den leuchtfarbenen Postits. Alternativ können auch auffällige Symbole wie Sterne oder Blitze verwendet werden, um die Problemstellen zu kennzeichnen:
- Verbesserungspotential erkennen: Durch die Positionierung der Probleme auf dem detaillierten Ablauf ist nun klar ersichtlich, wo das grösste Verbesserungspotential vorhanden ist und was auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens einzahlt.
- Weiteres Vorgehen definieren: die Ergebnisse des Workshops dokumentieren, Massnahmen ableiten und priorisieren. Das Potential für Verbesserungen kann auf kurz-, mittel- und langfristige Massnahmen aufgeteilt werden und dient als gute Grundlage für die Anforderungen für den neuen Business-Prozess und somit für eine neue Business-Software.
Nutzen
Der hier dargestellte Workshop-Ablauf ist ein Beispiel, wie eine Fragestellung zu bestehenden Business-Prozessen, -Software oder Customer Journey in einem Tag beleuchtet werden kann. Damit legen wir eine gute Basis, um zu entscheiden, mit welchen Mitteln und in welchem Zeitraum eine signifikante Verbesserung im angestrebten Bereich erreicht werden kann.
Ein weiterer wesentlicher Nutzen dieses Vorgehens ist es, dass verschiedene Personen aus dem Betrieb oft zum ersten Mal überhaupt gemeinsam an der Lösung einer Problemstellung arbeiten, mit der sie sich unter Umständen täglich beschäftigen. Wertvolles Praxiswissen wird auf diese Weise gesichert und fliesst in eine neue, zukunftsgerichtete Lösung mit ein.
Unser Team hat jahrelange Erfahrungen mit unterschiedlichen Branchen, Firmen- und Teamgrössen und mannigfaltigen Problemstellungen. Daher erachten wir es oft als zielführend, wenn ein solcher Workshop mit externen Facilitators durchgeführt wird. Die externe Sicht auf die Dinge deckt oft Problemzonen auf, die nicht gesehen werden, wenn man schon jahrelang mittendrin steht.
Welche Erfahrungen haben Sie mit ähnlichen Ausgangslagen, Problemstellungen und vielleicht einem anderen Vorgehen gemacht? Wir sind gespannt auf Ihren Meinung und würden uns gerne mit Ihnen darüber unterhalten.