29. Apr 2020

Marc Jenni

Key Account Manager

Ein Blick über den Gartenzaun in Nachbars Homeoffice und was sich daraus ableiten lässt. 

Der persönliche Kontakt in der Firma ist auf einen Schlag weg. Was einem jetzt bleibt, ist der Kontakt zu den Nachbarn, die im Homeoffice arbeiten. Plötzlich sind Nachbarn willkommene Ansprechpersonen für einen Austausch face-to-face (natürlich mit 2 Metern Abstand), da dies bei der Arbeit oder mit Freunden aktuell nicht möglich ist. Wer noch arbeiten darf und beispielsweise im Dienstleistungs- oder Ausbildungs-Sektor tätig ist, macht dies meist von zu Hause aus, wenn die Firma dafür eingerichtet ist.

Beim Blick und Gespräch über den Gartenzaun öffnen sich mir unterschiedlichste Welten.

Der eine Nachbar arbeitet im Bildungsbereich. Sie haben sich bereits die letzten zwei Jahre konzeptionell mit dem Fernunterricht und Homeschooling beschäftigt. Jetzt wurde das ganze in 3 Tagen umgesetzt. Läuft.

Eine andere Nachbarin arbeitet am Patientenempfang einer Gesundheitseinrichtung. Die Abklärungsgespräche, Disposition der Patienten auf die Abteilungen und Nachsorge erfolgen telefonisch und sie kann das von zu Hause aus im Homeoffice erledigen. Das Arbeiten ist möglich, jedoch eher umständlich. Dokumente und Berichte erstellen, zu Hause ausdrucken, mit Handnotizen versehen, wieder einscannen und weitersenden, danach werden diese wieder ausgedruckt und von Hand ergänzt, am Schluss wird alles manuell in zwei unterschiedliche Patientensysteme übertragen. Fühlt sich für mich so an, als wenn ich mit einer Nagelfeile eine Kreuzschlitz-Schraube anziehen muss. Ist irgendwie möglich, jedoch sehr umständlich und ineffizient, fehleranfällig, ist ein Murks, es dauert mir einfach zu lange und es ist anstrengend.

Dies nur zwei exemplarische Beispiele aus meiner Nachbarschaft zur Veranschaulichung der unterschiedlichen Stände und Fortschritte der Digitalisierung in den Unternehmungen. Denn was wir jetzt gerade erleben, ist ein Game-Changer für bestehende und künftige Arbeitsmodelle. Firmen, die bisher nicht im Entferntesten an Homeoffice gedacht haben, «mussten» dies innert weniger Tage einführen. Plötzlich arbeitet die Mehrheit zu Hause – mit mehr oder weniger Schwierigkeiten. Banale Dinge wie eine Unterschrift eines Kollegen auf ein Dokument zu kriegen werden plötzlich umständlich – eine Rechnung zu kontieren und freizugeben, träge und aufwändig. Die Voraussetzung für effizientes und effektives Arbeiten sind durchgängige Informationsflüsse der Prozess- und Tool-Ketten, sowie entsprechende Hilfsmittel für das gemeinsame Arbeiten und austauschen der Arbeitsresultate und -fortschritte in den Teams.

Jede Firma hat bemerkt, welche Dinge in den letzten Wochen im Homeoffice besonders gut funktioniert haben und wo es noch «Stolpersteine» gibt. Bei welchen Arbeiten viel Zeit und Effizienz verloren geht. Gewisse Dinge waren wegen fehlendem Zugriff auf physische Dokumente für einige Firmen gar nicht erst möglich oder nur umständlich zu erledigen. Die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden und die Arbeitsweisen sind immens. Plötzlich sind neue Arbeitsformen da, die künftig noch weiter ausgebaut werden können. Vorteile des Homeoffice für Firmen werden aus dem Erlebten ersichtlich. Plötzlich ist es möglich, Bestellvorgänge innerhalb von kurzer Zeit abzuwickeln, Dokumente digital zur Verfügung zu stellen, Prozesse und Abläufe innert Tagen an ändernde Umstände anzupassen, freizugeben und zu schulen. Vor einem halben Jahr hielten viele solche Vorgänge noch für unmöglich.

Jetzt besteht die Chance, die Erkenntnisse aus dieser Zeit aufzuarbeiten und in die künftige Arbeitsweise und Prozesse einfliessen zu lassen. So gewinnen die Unternehmen wichtige Erkenntnisse für künftige Krisen, können die neue Dynamik und Agilität nutzen, um die eigene Unternehmung in die Zukunft zu bringen und finanzielles Potential aus dieser Krise zu nutzen.

Es haben sich verschiedene Methoden bewährt, vergangene Perioden strukturiert zu betrachten und die wertvollen Erkenntnisse und Massnahmen daraus abzuleiten. Generelle Fragen können hier als Einstieg helfen.

  • Wie organisieren wir gemeinsame Tätigkeiten zusammen mit Kolleg*innen?
  • Haben wir die nötigen Tools fürs Arbeiten von zu Hause?
  • Besteht die nötige Transparenz in unserer Firma, damit wir Arbeiten von «Anywhere» erledigen können?
  • Ist unser Digitalisierungsgrad ausreichend?
  • Welche Arbeiten kann ich von zu Hause aus noch nicht durchführen?
  • Auf welche Informationen fehlt mir von zu Hause aus der Zugriff?

In der agilen Arbeitswelt hat sich die «Retrospektive» als einfache und zielführende Methode dafür bewährt. Hier ein Beispiel, wie dies aussehen kann (als Tool dazu hat sich miro bei uns bestens bewährt):

 

Nutzen Sie diesen Drive und die Chance, Ihr Unternehmen jetzt einen entscheidenden Schritt weiterzubringen. Was sind Ihre Erkenntnisse daraus? Wie gross ist Ihr Gap zur Erreichung eines «Digitalisierungschampions»? Wie sehen Ihre neuen Arbeitsmodelle aus?

Diskutieren Sie mit uns darüber, wir sind gespannt, wo Sie stehen und wohin die Reise gehen könnte.

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