KPI Dashboard Immobilien | Insel Gruppe

Die Insel Gruppe ist das grösste medizinische Versorgungssystem der Schweiz. Der Spitalverbund besteht aus dem Inselspital (Universitätsspital Bern), dem Spital Tiefenau in Bern sowie den vier Landspitälern Aarberg, Belp, Münsingen und Riggisberg.

In der Insel Gruppe (Forschungs- und Ausbildungsstätte) sind rund 11’000 Spezialistinnen und Spezialisten (davon 250 Lernende) aus 100 Nationen in den Bereichen: Medizin, Pflege, Betrieb, Infrastruktur, Verwaltung, Lehre und Forschung tätig. Pro Jahr werden rund 910’000 ambulante Konsultationen und 62’000 stationäre Behandlungen durchgeführt sowie 1’500 Patientinnen und Patienten in der Rehabilitation empfangen. Der operative CashFlow betrug im 2021 rund 150 Mio CHF und der Konzerngewinn 25 Mio CHF.

(Quelle: Jahresbericht 2021 der Insel Gruppe)

Bei der Direktion Immobilien und Betrieb der Inselgruppe besteht das Bedürfnis die KPIs (Key Performance Indicators / Schlüsselkennzahlen) rund um die Immobilienbewirtschaftung, -nutzung und -weiterentwicklung grafisch aufzubereiten und darzustellen.
Bisher wurden die Daten in MS-Excel manuell bereitgestellt und dann mittels Makro aufbereitet.

Die zu meisternden Herausforderungen waren in den Bereichen der Unterstützungskapazität, der Bereitstellung der IT Infrastruktur sowie der Berechtigungen für die Aufbereitung der Exportdaten angesiedelt. Ebenfalls die Zuverlässigkeit und Qualität der Rohdaten musste bei der Realisierung laufend verifiziert werden.

 

In einem Anforderungsworkshop wurden die Bedürfnisse an das KPI-Dashboard aufgenommen, die Erkenntnisse in einem Prototypen dargestellt und mit dem Kunden verifiziert.

Folgende Bereiche sollen mit der neuen Lösung “KPI-Dashboard” beücksichtigt werden:

• Dashboard für Immobilien und Betrieb
• KPI Kennzahlen für Direktion
• SOLL-IST Vergleich

Initial werden die Daten aus zwei Systemen bereitgestellt: SAP und waveware®

Die Daten werden initial als CSV-Exporte aus den Mastersystemen exportiert und auf das neue System für den Import in die Datenbank bereitgestellt. In einer späteren Phase werden die Daten falls möglich via REST-Schnittstelle aus den Umsystemen gelesen.Der Import der Daten erfolgt direkt in der Web-Applikation. Dazu wurde eine Benutzerschnittstelle bereitgestellt. In der Initialversion gehen wir von insgesamt 5 CSV-Dateien (Finanzdaten, SOLL-Zahlen) aus. Die Dateien werden immer mit derselben Struktur geliefert.

Eine Erste Version wurde innerhalb von dreieinhalb Monaten realisiert und livegeschaltet. Die Daten werden in unterschiedlichen Aktualisierungszyklen bereitgestellt werden: 1 x pro Jahr bis 1 x pro Woche.

Aus Performancegründen wurde im Systemdesign eine maximale Aktualisierung von 1x pro Tag gewählt.

Im Dashboard wurden initial 10 KPIs bereitgestellt. Pro KPI ist jeweils 1 Detailansicht verfügbar. Weitere können danach bei Bedarf jederzeit dazu genommen werden. Das System musste innerhalb des Inselnetzwerks zur Verfügung gestellt werden da Daten dieses nicht verlassen dürfen.

Die Benutzeranmeldung erfolgt via Windows-Authentifizierung. Die Benutzerschnittstelle wurde einsprachig realisiert. Für die Gestaltung der Benutzerschnittstelle verwendet Edorex grundsätzlich Bootstrap.

Edorex stellt zur Installation für das Inselspital jeweils ein Installationspaket inkl. Anleitung bereit.

Die Darstellung des Dashboards wurde für folgende Geräte optimiert: Desktop, Notebook, Tablett und Smartphone.

Nutzen für die Direktion «Immobilien und Betrieb»

• Modularer Aufbau und Skalierbarkeit
  Die Lösung von Edorex wird so aufgebaut, dass weitere Systeme und Formate zur Datenlieferung jederzeit angebunden werden können. Kürzere Aktualisierungszyklen als wöchentlich oder die Anbindung von weiteren Direktionen ist ebenfalls möglich. Die Initialen KPIs von 5-10 können jederzeit mit weiteren KPIs erweitert werden.

 

• Nachhaltigkeit und Investitionssicherheit
  Das KPI-Dashboard kann weiterhin verwendet werden, wenn Systeme oder Teilsysteme abgelöst werden und alternativ Daten z.B. neu aus dem KISS-System Epic anstelle von SAP oder waveware® geliefert würden. Durch das Application Lifecycle Management von Edorex und die Verantwortung des Fixen Teams bei Edorex ist ein langfristiger Betrieb, Support und die Weiterentwicklung sichergestellt. Das Know-how ist innerhalb des Fixen Temas auf mehrere Personen verteilt. Edorex gibt es seit 1983 und besteht aus 60 Mitarbeitenden.

 

• Agil – rasch – intuitive Nutzung
  Durch die langjährige Erfahrung von Edorex beim Vorgehen und in vergleichbaren Projekten können wir mit unserem agilen Vorgehen nach Atlas (Edorex Vorgehensmodell basierend auf SCRUM) rasch eine intuitive Lösung für das Inselspital bereitstellen. Unser UX-Designer ist am Puls der Zeit und wird eine auf ihre Benutzergruppe zugeschnittene intuitive Benutzeroberfläche designen. Durch das intuitive User-Interface entfällt eine aufwändige Nutzerschulung. Wir begleiten Sie bei diesem Prozess und werden das gemeinsame Team in zwei wöchigen Sprints an eine begeisternde Lösung heranführen. Mit dem vorgeschlagenen Vorgehen ist initial ein Anforderungsworkshop vorgesehen. Darauf basierend wird ein erster klickbarer Prototyp für das Inselspital erstellt. Damit können Akzeptanz und Nutzerbedürfnis vor einer Realisierung der realen Lösung ausgetestet und überprüft werden.

 

• Gewissheit – verifiziertes Benutzerbedürfnis
  Durch das vorgeschlagene Vorgehen von Edorex erhalten Sie Gewissheit über die richtige Setzung der Prioritäten, die intuitive Nutzung und die Akzeptanz der künftigen Lösung bei den Nutzern.

• Das Vorhaben wurde innert kürzester Zeit realisiert
• Die Lösung funktioniert sehr zuverlässig und ist qualitativ hochstehend

Mit Edorex haben wir einen starken Partner für die Realisierung unseres Vorhabens gefunden.

Wir sind vom Ergebnis und den Darstellungsmöglichkeiten der KPIs begeistert.

Das Projekt wurde innert kürzester Zeit im versprochenen Zeitfenster umgesetzt und ausgeliefert.

Unser Ziel entsprechende Transparenz und Vergleichbarkeit mit der gewünschten Kontinuität zu erhalten haben wir vollumfänglich erreicht.

Das KPI-Dashbaord bildet eine wertvolle Basis zum Überwachen, Monitoren und Steuern unserer Vorhaben in unserem Bereich.

Vergleichbare Lösungen, die wir angeschaut haben, hätten uns nicht die gleiche Transparenz und Möglichkeiten geboten, die wir mit der KPI-Dashboard Lösung der Edorex erhalten haben.

Die Kommunikation und der Austausch während des Anforderungsworkshops und der Realisierung war sehr offen und angenehm. Wir wussten jederzeit über den Stand und den Fortschritt des Vorhabens Bescheid.

 

Leander Malagon y Alea
Leiter Bauökonomie / Projektcontroller Masterplanprojekte

 

Marc Jenni

Digitalisierer