ewb.WORKFLOW – Unterstützung in der Auftragsabwicklung

«Als selbstständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen im Eigentum der Stadt Bern sorgen wir in der Stadt und in der Region Bern für modernes Leben und Arbeiten.» Die ewb versorgt die Stadt und Region Bern zuverlässig mit Energie, sauberem Wasser und Glasfaser-Anbindung. Darüber hinaus bietet die ewb kluge Mobilitätslösungen für den Individualverkehr an, verwertet Kehricht zu wertvoller Energie und liefert mit dem Contracting-Modell Antworten auf Fragen zum Ausbau der dezentralen Energieproduktion. Als Energieproduzentin nimmt ewb ihre Verantwortung für eine nachhaltige Energiezukunft wahr. Sie bietet nachhaltige Lösungen und setzet mit eigenen Produktionsanlagen den politischen Wunsch des Stadtberner Stimmvolks nach dem Ausstieg aus der Kernenergie um.

(Quelle: www.ewb.ch)

Im letzten Jahr stieg die Nachfrage nach Eigenverbrauchslösungen stark. Die ewb-Projektleiter, die diese Aufträge von der Anfrage bis zur Inbetriebnahme begleiten, arbeiteten bis dahin mit gängigen Office Tools (Word, Excel, Dokumentenablage, etc.). Die höhere Nachfrage zeigte aber, dass die Aufträge auf diese Weise nicht mehr effizient betreut werden konnten. Die ewb beschloss also, den gesamten Ablauf für die Inbetriebname eines ewb.EIGENVERBRAUCH-Projekts zu digitalisieren und die Automatisierung voranzutreiben.

Im Zeitraum von wenigen Monaten sollte also ein Produkt entwickelt werden, das die wesentlichen Aspekte der internen Auftragsabwicklung für ewb.EIGENVERBRAUCH abdeckt. Um möglichst schnell voranzukommen, starteten wir im November 2020 mit einem Design Sprint. Innerhalb weniger Tage gewannen wir wertvolle Erkenntnisse und konnten Optimierungspotential in der Auftragsabwicklungskette identifizieren. Am Ende des Design Sprints hatten wir ein klares Bild des Projektumfangs für die erste Version und konnten sofort loslegen. Release 1.0 wurde nach zweimonatiger Entwicklung am 20. Januar 2021 produktiv geschaltet. Weitere Releases mit neuen Features und Optimierungen sind bereits geplant.

Das Produkt ewb.WORKFLOW unterstützt die ewb-Projekteiter, die ewb.EIGENVERBRAUCH-Projekte vom Angebot bis zur Übergabe in den Betrieb zu betreuen. Auf dem Dashboard sehen die Benutzer, in welchen Status sich die laufenden Aufträge befinden und welche Pendenzen anfallen. Über eine intuitive Navigation gelangen die Mitarbeiter schnell zu den gewünschten Informationen und können den Fortschritt effizient vorantreiben.

Angebote, Elektroschema, Lieferscheine: bis so ein ewb.EIGENVERBRAUCH-Projekt in Betrieb genommen werden kann, fallen einige Dokumente an. Mit ewb.WORKFLOW können sie alle zentral abgelegt werden. Zudem haben die Mitarbeitenden auch Zugriff auf die wichtigsten Vorlagen. Die mühsame Suche nach dem richtigen Dokument in einer überfüllten Dokumentenablage entfällt. Zudem wurden Abläufe standardisiert, so dass die Projekte nun alle die gleichen Schritte durchlaufen. Hinterlegte Pendenzenlisten stellen zudem sicher, dass nichts vergessen geht. Bei Übergaben von Projekten an andere Mitarbeiter entstehen weniger Reibungsverluste, da klar ersichtlich ist, was bereits erledigt wurde und welche Punkte noch offen sind.

All das hilft ewb, das wirkliche Ziel zu erreichen: Den Kunden ein noch positiveres Erlebnis zu bieten.

• Dashboard
• Visualisierung der Pendenzen
• Zentrale Ablage von Dokumenten
• Übersichtliche Anzeige von Projekteckdaten

Thomas Schuoler

Digitalisierer