Die gibb Berufsfachschule Bern ist die grösste Berufsschule der Schweiz. Sie bietet sowohl eine berufliche Grundbildung, Bildungsgänge der höheren Berufsbildung als auch die Berufsmaturität an. An der gibb arbeiten über 700 Voll- und Teilzeitangestellte. Es werden über 8’000 Schüler*innen aller Berufsgattungen unterrichtet.
«Edorex orientiert sich an den effektiven Bedürfnissen des Kunden, klärt diese sorgfältig ab und versucht immer eine passende Lösungen zu finden und nicht vorgefertigte Konzepte anzupassen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitiger Wertschätzung und Diskussionen auf Augenhöhe.»
KUNDE
HERAUSFORDERUNG
An der gibb existiert für die Personalplanung eine sehr heterogene Systemlandschaft mit vielen, zum Teil manuellen Schnittstellen. Die Personal- und Pensenplanung basiert grösstenteils auf Excel und zum Teil auf Access, was mit etlichen Nachteilen behaftet ist. Änderungen werden von unterschiedlichen Personen vorgenommen und sind daher schwierig zu koordinieren, fehleranfällig und unsicher. Informationen werden mehrfach gespeichert, die Daten sind zu wenig strukturiert.
Aufgrund der Nachteile der aktuellen Lösung hat die gibb beschlossen, mit der Edorex als Entwicklungspartner bis im Mai 2020 ein benutzerfreundliches Personalplanungstool zu entwickeln.
VORGEHEN
Als erster Schritt wurde ein Analyseworkshop durchgeführt um alle Anforderungen und Vorstellungen seitens der gibb und auch der Edorex zu definieren. Zudem wurden gemeinsam die bestehenden Anwendungen und Prozesse während des Workshops analysiert und dokumentiert. Aufgrund der Ergebnisse aus diesem Workshop wurde danach eine ausführliche Offerte und eine Projektplanung erstellt. Auf dieser Basis konnte das Projekt wie geplant beginnen. Das ganze Projekt wurde mit SCRUM umgesetzt. Unser Team arbeitete in zweiwöchigen Sprints und präsentierte die erledigten Arbeiten alle zwei Wochen im Sprint-Meeting den zuständigen Personen der gibb.
LÖSUNG
Die webbasierte Lösung «gibb Personalplanung» ermöglicht auf einfache Weise, Lehrpersonen pro Semester einzuplanen. Der Lektionenbedarf wird dabei in so genannte «Planungskategorien» aggregiert. Lehrpersonen werden bis zum vorgesehenen Beschäftigungsgrad auf die Planungskategorien eingeplant, bis dort der Lektionenbedarf gedeckt ist. Die Planung kann auch auf der Ebene der Lehrpersonen erfolgen, wobei sofort ersichtlich ist, wann das möglich Pensum ausgeschöpft ist.
VORTEILE
- Übersicht über alle Lehrpersonen mit Anzeige der Verfügbarkeiten und der Auslastung in Zukunft inkl. Simulation des Standes des IPB-Kontos in Zukunft
- Übersicht und Planung für kommende Schuljahre über die verschiedenen Abteilungen
- Übersicht und Planung der Fächer
- Schnittstelle zur Personaladministration zur Generierung einer anzupassenden Anstellungsverfügung
- Vereinheitlichung des Planungs- und Personaladministrations-Prozesses über die ganze Schule hinweg
- Aufhebung von Excel-Listen
