gibb Personalplanungs-Tool: Lehrkräfte für 8'000 Schüler:innen einfach einplanen
gibb Berufsfachschule Bern
Eine webbasierte Plattform ersetzt die manuelle Planung mit Excel und Access, ermöglicht die Semesterplanung von Lehrkräften und zeigt Verfügbarkeiten sowie Auslastung. Vorteile sind Prozessvereinheitlichung, Schnittstellen zur Personaladministration und zukünftige Planungssimulation.
Kunde
Die gibb Berufsfachschule Bern ist die grösste Berufsschule der Schweiz. Sie bietet sowohl eine berufliche Grundbildung, Bildungsgänge der höheren Berufsbildung als auch die Berufsmaturität an. An der gibb arbeiten über 700 Voll- und Teilzeitangestellte. Es werden über 8’000 Schüler*innen aller Berufsgattungen unterrichtet.
Vorgehen
Als erster Schritt wurde ein Analyseworkshop durchgeführt um alle Anforderungen und Vorstellungen seitens der gibb und auch der Edorex zu definieren. Zudem wurden gemeinsam die bestehenden Anwendungen und Prozesse während des Workshops analysiert und dokumentiert. Aufgrund der Ergebnisse aus diesem Workshop wurde danach eine ausführliche Offerte und eine Projektplanung erstellt. Auf dieser Basis konnte das Projekt wie geplant beginnen. Das ganze Projekt wurde mit SCRUM umgesetzt. Unser Team arbeitete in zweiwöchigen Sprints und präsentierte die erledigten Arbeiten alle zwei Wochen im Sprint-Meeting den zuständigen Personen der gibb.
Herausforderung
An der gibb existiert für die Personalplanung eine sehr heterogene Systemlandschaft mit vielen, zum Teil manuellen Schnittstellen. Die Personal- und Pensenplanung basiert grösstenteils auf Excel und zum Teil auf Access, was mit etlichen Nachteilen behaftet ist. Änderungen werden von unterschiedlichen Personen vorgenommen und sind daher schwierig zu koordinieren, fehleranfällig und unsicher. Informationen werden mehrfach gespeichert, die Daten sind zu wenig strukturiert.
Aufgrund der Nachteile der aktuellen Lösung hat die gibb beschlossen, mit der Edorex als Entwicklungspartner bis im Mai 2020 ein benutzerfreundliches Personalplanungstool zu entwickeln.
Lösung
Die webbasierte Lösung «gibb Personalplanung» ermöglicht auf einfache Weise, Lehrpersonen pro Semester einzuplanen. Der Lektionenbedarf wird dabei in so genannte «Planungskategorien» aggregiert. Lehrpersonen werden bis zum vorgesehenen Beschäftigungsgrad auf die Planungskategorien eingeplant, bis dort der Lektionenbedarf gedeckt ist. Die Planung kann auch auf der Ebene der Lehrpersonen erfolgen, wobei sofort ersichtlich ist, wann das möglich Pensum ausgeschöpft ist.
Ergebnis
Übersicht über alle Lehrpersonen mit Anzeige der Verfügbarkeiten und der Auslastung in Zukunft inkl. Simulation des Standes des IPB-Kontos in Zukunft
Übersicht und Planung für kommende Schuljahre über die verschiedenen Abteilungen
Übersicht und Planung der Fächer
Schnittstelle zur Personaladministration zur Generierung einer anzupassenden Anstellungsverfügung
Vereinheitlichung des Planungs- und Personaladministrations-Prozesses über die ganze Schule hinweg
Aufhebung von Excel-Listen
Kundenstimmen
«Edorex orientiert sich an den effektiven Bedürfnissen des Kunden, klärt diese sorgfältig ab und versucht immer eine passende Lösungen zu finden und nicht vorgefertigte Konzepte anzupassen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitiger Wertschätzung und Diskussionen auf Augenhöhe.»
Häufige Fragen
Planungskategorien fassen den Lektionenbedarf eines Fachs oder einer Abteilung zusammen. Lehrpersonen werden diesen Kategorien zugewiesen, bis ihr Beschäftigungsgrad ausgeschöpft ist. So sieht die Schulleitung sofort, wer noch Kapazitäten hat und wo noch Lehrpersonen fehlen – ohne Excel-Listen und manuelle Abstimmungen.
Das Tool ist über eine Schnittstelle mit der Personaladministration verbunden und generiert direkt anpassbare Anstellungsverfügungen. Damit entfällt die doppelte Dateneingabe und die Planung fliesst nahtlos in administrative Prozesse ein.
Das Projekt startete mit einem Analyseworkshop, in dem alle Anforderungen gemeinsam definiert wurden. Danach folgte die agile Umsetzung mit SCRUM in zweiwöchigen Sprints. Alle zwei Wochen wurden die erledigten Arbeiten dem Team der gibb präsentiert und besprochen.