Avantos GmbH
Die Avantos GmbH ist ein etabliertes Schweizer Unternehmen im Bereich der beruflichen Integration. Ihre Mission ist es, Menschen auf ihrem Weg zurück in den Arbeitsmarkt zu begleiten, zu unterstützen und jungen Menschen den Einstieg in die Berufswelt zu ermöglichen. Das Geschäftsmodell von Avantos basiert auf einem hochgradig koordinierten Case-Management, bei dem spezialisierte Coaches die zentrale Rolle einnehmen. Aufgrund der Vielzahl an Kund:innen, Aufträgen und den damit verbundenen administrativen Anforderungen (Reporting, Leistungserfassung, Rechnungsstellung) ist eine hocheffiziente und fehlerfreie Prozessabwicklung entscheidend. Das Unternehmen operiert von mehreren Geschäftsstellen aus, was eine zentrale und gleichzeitig flexible Steuerung der Prozesse erfordert.
Herausforderung: Case-Management-Anwendung am Ende des Lebenszyklus
Die Avantos GmbH ist darauf spezialisiert, Menschen zu unterstützen. Seit der Einführung der massgeschneiderten Case-Management-Anwendung «Avantos Office» haben sich die Firma und das Umfeld deutlich verändert. Die Anwendung konnte mit der Zeit diese Änderungen nicht mehr vollumfänglich unterstützen, zudem war die über ein Jahrzehnt alte Software Sicherheitsrisiken ausgesetzt:
- Fragmentierte Prozesse und Medienbrüche: Informationen waren über verschiedene Orte verstreut. Für die Rechnungsstellung mussten Daten manuell aus dem System extrahiert, in Excel-Listen überprüft und mit E-Mails abgestimmt werden. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.
- Administration für Fachkräfte: Die Coaches, deren Hauptaufgabe die Betreuung von Kund:innen ist, mussten ihre administrativen Aufgaben mit zum Teil umständlichen Dateneingaben in der Case-Management-Anwendung bewältigen oder wichen auf persönliche Tools aus, was wiederum zu mehr Aufwand im Backoffice führte.
- Fehlende Transparenz und Steuerung: Für die Geschäftsleitung war es schwierig, einen schnellen und verlässlichen Überblick über die Auslastung, den Fortschritt einzelner Aufträge oder den Status der Monatsabrechnungen zu erhalten. Entscheidungen basierten auf manuell erstellten Reports.
Das alte System war am Ende seines Lebenszyklus angelangt. Ein weiterer funktionaler Ausbau hätte nicht den erhofften Nutzen gebracht. Somit war klar, dass «Avantos Office» durch eine Neuentwicklung ersetzt werden musste.
Die Lösung: «Advantage» – Weniger Administration, mehr Intelligenz
Das Ziel war nicht, die alte Software einfach zu ersetzen. Es ging darum, die Arbeit neu zu denken. In enger Zusammenarbeit mit den zukünftigen Anwendern – den Coaches, der Administration und der Leitung – entwickelte Edorex die neue Case-Management-Anwendung «Advantage». Die Lösung wurde konsequent darauf ausgelegt, administrative Hürden abzubauen:
- Die zentrale Informationsdrehscheibe: «Advantage» bündelt alle Daten an einem Ort. Statt Informationen zu suchen, findet die Information den Nutzer. Jeder Auftrag hat eine digitale Akte, in der alle Leistungen, Dokumente, Ziele und Kommunikationsschritte lückenlos und chronologisch nachvollziehbar sind.
- Intelligente, rollenbasierte Dashboards: Nach dem Login sieht jeder Mitarbeitende eine personalisierte Übersicht. Ein Coach sieht sofort seine anstehenden Aufgaben und die Leistungsbilanz seiner Klienten. Die Rechnungsabteilung sieht auf einen Blick, welche Aufträge zur Abrechnung bereitstehen und wo es Rückfragen gibt.
- Prozesse, die mitdenken: Der Workflow für die monatliche Abrechnung wurde vollständig digitalisiert. Anstatt E-Mails zu versenden, gibt ein Coach seinen Monatsbericht per Klick frei. Die Administration wird automatisch benachrichtigt, prüft die Daten direkt im System und leitet sie zur Rechnungsstellung weiter. Jeder Schritt ist transparent und nachvollziehbar.
Das Ergebnis: Volle Unterstützung für die Prozesse
Die Einführung von «Advantage» bildet den Arbeitsalltag bei Avantos vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung ab.
- Für die Coaches: Die mobile Leistungserfassung spart täglich wertvolle Zeit. Die Arbeit wird dort dokumentiert, wo sie anfällt. Die gewonnene Zeit fliesst direkt in die qualitativ hochwertige Betreuung der Kund:innen.
- Für die Administration und Rechnungsstellung: Der monatliche Abrechnungslauf, der früher mehrere Tage voller manueller Prüfungen und Korrekturen in Anspruch nahm, ist nun in einem Bruchteil der Zeit erledigt. Die Datenqualität ist durch die geführten Prozesse gestiegen, was Rückfragen und aufwändige Nachbesserungen überflüssig macht.
- Für die Geschäftsleitung: Anstelle von veralteten Excel-Reports liefern Dashboards jederzeit einen präzisen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen. Strategische Entscheidungen können nun auf Basis von Echtzeitdaten getroffen werden, was die Agilität des gesamten Unternehmens erhöht.
Mit dem alten System war die Dokumentation nicht durchgängig gelöst. Heute erfasse ich meine Leistungen direkt nach dem Termin auf dem Handy. Das dauert wenige Minuten und ich weiss, es ist erledigt und korrekt. Das hat meinen Arbeitsalltag vereinfacht.
– Feedback eines Avantos-Coaches
Durch die konsequente Digitalisierung und Automatisierung administrativer Tätigkeiten hat Avantos mit «Advantage» nicht nur ein Softwareprojekt umgesetzt, sondern seine operative Effizienz auf ein neues Level gehoben und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft gestellt.