Armida Eventmanagement für NZZ Connect

Kunde

Als eigenständige Zweigniederlassung der Neuen Zürcher Zeitung AG mit 35 engagierten Mitarbeitenden in Bern, organisiert NZZ Connect jährlich eine Vielzahl der renommiertesten Wirtschaftskonferenzen in der Schweiz – darunter das Swiss Economic Forum, das Open-i oder die Real Estate Days. NZZ Connect bringt Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft zum aktiven Meinungsaustausch und branchenübergreifenden Dialog zusammen – mit einem Ziel: die Schweiz gemeinsam in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.

(Quelle: Website NZZ Connect)

Herausforderung

Das bestehende Eventplanungstool war nach 20 Jahren im Einsatz veraltet und entsprach nicht mehr den heutigen Anforderungen. Es musste durch eine neue Lösung ersetzt werden. Aufgrund der spezifischen Anforderungen entschied sich NZZ Connect für ein kombiniertes System aus individueller Softwarelösung in Kombination mit einem CRM-System.

Die grössten Herausforderungen waren:

• Analyse und Optimierung bestehender Prozesse: Dies war ein zentraler Bestandteil des Projekts. Bestehende Abläufe mussten nicht nur dokumentiert, sondern im Detail hinterfragt und neu gedacht werden, um Effizienzpotenziale zu identifizieren. Der Fokus lag dabei auf der nachhaltigen Verbesserung des gesamten Planungs- und Anmeldeprozesses.
• Gestaltung eines hochwertigen Nutzererlebnisses: Neben der internen Effizienz stand die Benutzererfahrung im Mittelpunkt. Sowohl für Endkund:innen (Gäste) als auch für Sponsoren, die ihre Gäste einladen, sollte ein professioneller, intuitiver und reibungsloser Buchungsprozess geschaffen werden. Dies sollte den hohen Ansprüchen von NZZ Connect an Exzellenz und Qualität gerecht werden und die Wertigkeit der Events widerspiegeln.
• Ersetzen ineffizienter Abläufe durch schlankere Strukturen
• Verbesserung des gesamten Planungs- und Anmeldeprozesses
• Unterstützung der Gäste vor, während und nach den Events

Lösung

Aufgrund der vielfältigen Herausforderungen entstand eine Lösung aus mehreren Komponenten:

• Armida: Zentrale Plattform und Drehscheibe für die gesamte Eventplanung und -Durchführung
• Ticketshop: Verkauf und Verwaltung von Tickets
• Partner-App: Verwaltung von Partnern und Sponsoring-Kontingenten
• CMS: Steuerung der kommerziellen Kommunikation und Website
• CRM HubSpot: Verwaltung der Kundenbeziehungen, Automatisierung der Eventkommunikation
• SAP: Automatisierte Abwicklung der Verrechnungsprozesse
• Mobile App (Semabit): Begleitung der Teilnehmer:innen mit personalisierten Informationen während der Konferenz

Edorex entwickelte die massgeschneiderten Anwendungen Armida, Ticketshop und Partner-App als zentrale Plattform und Drehscheibe, welche auch die übrigen Systeme orchestriert. Diese Kombination ermöglicht eine nahtlose Integration aller relevanten Prozesse – von der Planung über die Buchung bis hin zur Durchführung und Nachbearbeitung der Events.

Funktionalitäten

Das System bietet eine Vielzahl an Funktionen, um den gesamten Event-Prozess effizient und nutzerfreundlich zu gestalten:

• Planung im Backoffice
  Über Armida erfolgt die zentrale Verwaltung von Programmpunkten, Vorträgen, Diskussionen und Breakout-Sessions. Das System erlaubt flexible Anpassungen für verschiedene Eventformate. Integrierte Workflows erleichtern die Koordination von Aufgaben und verbessern die Transparenz.
• Buchungssystem & Ticketing
  Ein intuitives Buchungssystem ermöglicht die Anmeldung zu Sessions, Workshops, Hotels und Parkplätzen. Die Verwaltung von Kontingenten, Wartelisten und Buchungsregeln ist vollständig integriert. Über den Ticketshop werden Eventtickets erworben. Der Check-in vor Ort erfolgt bequem über den QR-Code auf dem digitalen Ticket. Die Mobile App (Semabit) begleitet die Teilnehmenden während des Events mit personalisierten Informationen wie Programmübersicht und Teilnehmerlisten.
• Personalisierte Einladungen & Teilnehmermanagement
  Der automatisierte Versand von zehntausenden Einladungs-E-Mails erfolgt über HubSpot (CRM). HubSpot ermöglicht nicht nur das Kundenmanagement, sondern auch die gezielte Marketing-Automation, indem es Anmeldungen erfasst, personalisierte Erinnerungen versendet und Follow-ups automatisiert. Veranstalter erhalten so einen Echtzeit-Überblick über Rückmeldungen und Interaktionen.
• Anmeldeprozess
  Ein strukturierter Vier-Schritte-Prozess (Registrierung → Programmauswahl → Buchung von Hotel/Parkplatz → Bestätigung) sorgt für eine reibungslose Anmeldung. Dank der SAP-Integration erfolgt die Verrechnung automatisiert im Hintergrund.
• Sponsorenportal
  Über die Partner-App können Sponsoren eigene Gäste verwalten, personalisierte Einladungen versenden und die Teilnahme in Echtzeit nachverfolgen. Dies erleichtert den Aufbau und die Pflege wertvoller Geschäftsbeziehungen.

Diese strukturierte Lösung ermöglicht eine effiziente Planung, nahtlose Automatisierung und ein hochwertiges Benutzererlebnis – sowohl für Veranstalter:innen als auch für Teilnehmende und Sponsoren.

Nutzen, Vorteile

• Effizienzsteigerung
  Vereinfachte Planung und Durchführung komplexer Events, Reduktion von manuellen Prozessen und Optimierung des Ressourcenmanagements. Durch die nahtlose Integration aller beteiligten Systeme werden viele Prozesse automatisiert, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
• Intuitive Bedienung
  Benutzerfreundlichkeit für NZZ Connect, Partner und Sponsoren, mit einer klaren und verständlichen Navigation. Die Kombination aus zentraler Plattform, automatisierten Workflows und einer optimierten Benutzerführung sorgt für eine reibungslose Nutzung.
• Flexibilität
  Anpassbare Prozesse für unterschiedliche Eventformate, von kleinen Workshops bis zu grossen Konferenzen. Die Lösung ermöglicht eine dynamische Anpassung von Anmeldeprozessen, Ticketkontingenten und personalisierten Kommunikationsstrategien.
• Automatisierung & Kommunikation
  Reduktion manueller Aufwände durch automatisierte Abläufe in der Eventkommunikation, Teilnehmerverwaltung und Marketing-Automation. Das CRM ermöglicht den automatisierten Versand von Einladungen, Follow-ups und Erinnerungen, sowie die Echtzeit-Nachverfolgung von Anmeldungen und Interaktionen.
• Professionelles Nutzererlebnis
  Hochwertige, nahtlose Buchungsprozesse, die den Premium-Charakter der Events unterstreichen und den hohen Ansprüchen von NZZ Connect gerecht werden.

Highlights

• Erfolgreiche Zusammenarbeit: Enge Abstimmung zwischen NZZ Connect, Edorex und dem HubSpot-Partner Business4You für eine nahtlose Integration der Systeme.
• Innovative Entwicklung: Implementierung eines komplexen Systems inklusive Konzept, Prozessdesign und Benutzeroberflächen, das sowohl technologische als auch betriebliche Anforderungen erfüllt.
• Positives Kundenfeedback: Hohe Zufriedenheit bei Mitarbeitenden, Teilnehmenden und Sponsoren dank intuitiver Bedienung und zuverlässiger Performance.
• Effizientere Arbeitsweise: Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden an der Front und im Backoffice durch automatisierte Prozesse und optimierte Workflows.