KI ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck

Es mag wie eine Binsenweisheit klingen, doch es kann nicht oft genug betont werden: Nicht jedes KMU muss KI einsetzen. Und das ist völlig legitim. KI ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das nur dann sinnvoll ist, wenn es konkrete Verbesserungen oder Problemlösungen ermöglicht. Ohne ein wie auch immer geartetes Problem kann KI nicht glänzen. Einfach pauschal «Weil es alle machen!» bringt oft mehr Frust als Fortschritt. Das Resultat:

• Wenig sichtbarer Nutzen
• Enttäuschte Erwartungen
• Hoher Aufwand ohne klare Ergebnisse

Zuerst fragen: Wo drückt der Schuh?

Statt direkt nach Tools zu fragen – von ChatGPT bis hin zu Automatisierungssoftware – stellt euch lieber folgende Fragen:

1. Wo verlieren wir Zeit oder Energie? Verschwinden wertvolle Stunden in manuellen Prozessen? Müssen eure Teams Informationen aufwändig zusammensuchen?
2. Wo passieren Fehler? Hängen wichtige Prozesse an Einzelpersonen oder wiederholen sich Rückfragen an vielen Stellen?
3. Welche Daten stehen uns zur Verfügung? Sind die bestehenden Daten gut gepflegt, strukturiert und leicht zugänglich? Liegen sie vielleicht über verschiedene Plattformen verteilt?
4. Welche Ergebnisse erhoffen wir uns wirklich? KI ersetzt keine Angestellten, sie kann jedoch Teams entlasten, Prozesse strukturieren oder sorgfältigere Analysen und Prognosen ermöglichen.

Beantwortet diese Fragen ehrlich, bevor ihr Zeit und Geld in KI-Projekte investiert – oft zeigt sich dabei bereits, wo KI wirklich Potenzial entfalten könnte.

Drei Beispiele aus der Praxis:

• Nutzeranfragen priorisieren: Ein kleiner Onlineshop hat täglich mit Dutzenden Kundenanfragen zu tun. KI-basierte Systeme helfen, Anliegen automatisch zu klassifizieren, Standardfragen zu beantworten und kritische Themen an eine Person weiterzugeben. Das spart Zeit.
• Automatisierte Datenerfassung: Ein Handwerksbetrieb hat ein Problem mit manuellen Excel-Tabellen. Die Implementierung eines KI-Tools automatisiert die Dateneingabe und -auswertung, was Fehler reduziert und Zeit spart.
• Analysen verbessern: Ein Beratungsunternehmen nutzt KI, um grosse Datenmengen aus Umfragen zu analysieren und so gezieltere Empfehlungen zu geben.

Wann KI (noch) keinen Mehrwert schafft

KI kann ein leistungsstarkes Tool sein. Aber sie ist kein Zauberstab, der chaotische Prozesse oder lückenhafte Daten ausgleicht. Wenn eure Arbeitsabläufe schwer nachvollziehbar oder unstrukturiert sind, Mitarbeiter überlastet sind und keine Ressourcen für ein KI-Projekt vorhanden sind, solltet ihr zuerst an der Basis arbeiten.

Das bedeutet auch: Manchmal ist die beste Entscheidung, noch keine Entscheidung zu treffen, sondern zuerst zu konsolidieren.

Schlussgedanken

Die Frage, ob euch KI weiterhilft, solltet ihr euch ernsthaft, aber pragmatisch stellen: Wo könnte KI den grössten Unterschied machen? Es ist in Ordnung, Zeit dafür zu beanspruchen – oder zu erkennen, dass der richtige Zeitpunkt noch nicht gekommen ist.

Am Ende gilt: KI macht aus guten Prozessen noch bessere. Aber sie ist kein Allheilmittel. Geht also klug und überlegt an das Thema heran, statt dem Hype unüberlegt nachzueifern.

Unsicher, wie du das angehen kannst? Wir haben die Erfahrung und die Instrumente, um dich dabei zu unterstützen.